どの職場にも「仕事がはやい」という人がいると思います。

教員の世界もしかりですね。

あなたはいかがでしょうか？

こんな願いや悩みはありませんか？

「ブラックだ」といわれるからこそ、自分の身は自分で守りたいものです。

最近でこそ、しようとおもえば定時退勤ができる仕事術を身につけましたが、初任で中学に努めていた頃は毎日遅くまで仕事をしていました。

早く明日の授業準備にとりかかりたいのに、それがなかなかできない……。

授業準備ができていないことが一番の不安材料でしたから、はやくとりかかりたかったのです。

平日の自分の時間といえば、たまに同僚や他校の同期と食事にいくくらい。

ワークライフバランスの「ワ」の字もありませんでした。

そんな僕が、どのようにして自分の時間を生み出せるようになったのか。

この記事では、どうすれば少しでも自分の時間を充実させられるかをお伝えします。

ポイントは３つ！

これらの具体的な方法について、詳しくお伝えしていきます！

「できる人」に向けてLet‘ｓ go！！

 

これであなたも「できる人」の仲間入り　仕事術３選

 

仕事術１　優先順位をつける

 

どんな仕事でもそうですが、優先順位をつけて仕事を進めることはとても大切です。

優先度の低いものからやっていると時間のムダづかいをしているといっても過言ではありません。

特に仕事のキャリアが浅いと、その順位づけも難しいですよね。

では、どんな仕事の優先順位が高いのでしょうか。

 

期限があるもの

 

当たり前といわれればそれまでなんですが、案外できていない方が多いのがこれです。

期限があるもの、とくに期限が近いものは最優先です！

自分の校務分掌（こうむぶんしょう）に関わる文書に関して、期限をしっかりと把握していないといった方がよいかもしれません。

 

文書は、送られてきてから管理職や教務主任の回覧後に自分の机に置かれることが多いと思います。

分掌によっては、一度に何通もたまることも少なくありませんね。

 

校務分掌に関わる提出物だけではありません。

などなど、あげればきりがありません。教員には、さまざまな分野の提出物が存在しますよね。

 

「起案（きあん）」ということも考慮すると、期限の日に仕上げていてはいけません。

各主任➡教務主任➡教頭➡校長の順で決裁が流れていくことが多いと思います。

残念ながら、それぞれの担当の方の仕事がはやいとは限りません。

出張等で不在のために机の上で止まるかもしれません。

場合によっては、修正箇所があるにもかかわらず、ギリギリに返却されることもあります。

 

そのことも考えると、数日前に起案することを心がけるとよいですね。

 

おススメは、ふせんの活用です。

タスクと期限をふせんに箇条書きにして机にはったりメモクリップにはさんで立てておいたりします。細いふせん１枚あたり１タスクにすると、終了のたびにすてていけば「仕事が減った感」がでますね。

 

相手の期限があるもの

 

相手の期限まで考えて進めると、先輩方からは「お、さすが！」となります。

何かというと、各職員から集めたものを集計したり、取りまとめたりして、その人がさらに起案して提出しなければいけないようなものです。

 

代表的な例が、訪問資料などです。

例えば、指導略案（りゃくあん）などを送らなければ行けない場合、おのおのが期日を超えて提出すると、まとめるのが遅れ、起案が遅れ、提出が遅れたりギリギリになったりします。

 

まとめる側からすると、少しでも早く出してくれる方は、たいへんありがたい存在です。その分、少しでも仕事を先に進めることができるからです。神様かと思います！いいすぎ？？

 

相手のことを思いやったり、気づかったりした仕事ぶりは必ず目にとまります

（逆に気づかない管理職などは△だと思います）。

また、「早く出してくれてありがとう！」となれば、コミュニケーションがスムーズになって、職場環境もよくなっていきますよね。

 

短時間で終わらせられるもの

 

仕事がたまるとうんざりしますよね。あれもこれもやらなきゃ～って。考えるだけであせったりいやになったりします。

 

そんな時は、すぐ終わるようなものをすぐに終わらせるようにします。

すぐ終わるようなものは、たいてい頭を使う必要がないものが多いので、あまりつかれません。

などです。

 

次のポイント２の内容ともかかわりますが、５分とか１０分程度で終わるような仕事は、可能なものであれば教室などにも持ち歩くとよいです。ちょっとしたすき間にちゃちゃっと！

　

 

仕事術２　すき間時間を活用する

 

すき間時間の活用は必須です。

単純な話ですが、ちょっとした時間にちょっとでも仕事を進められればその分早く帰れますからね。

 

自分の作業時間を知る

 

まずは、さまざまな仕事を、自分はどれくらいの時間をかけてやっているのかを知ることがカギです。

そうすることで、

などと見通しをもつことができるからです。

なんでもそうですが、「見通しをもつ」ということは「できる人」には欠かせないスキルです。逆にいえば、初任の方や異動１年目は、見通しをもてない苦しさがあります。

 

さて、例えば、次のことをやり切るのに、あなたはどれくらいの時間がかかりますか？思い浮かべてみてください。受けもっている子どもの人数にもよりますね。

前半の５つは、一気にやってしまえそうなもの

後半の５つは、数回に分けることが多いもの　です。

後半のものは、一気にやってしまうことも可能ですが、別の日に冷静に見返した方がよいものもありますね。

 

このように、それぞれの仕事に、自分はどれだけの時間がかかるのかを把握しておくと、すき間時間の見通しも立てやすくなります。

 

まとまった時間でないと……と考えていると、放課後、ときには会議まで終わった後であったり、帰宅後や休日にやることになって苦しくなります。

 

ちょっとしたすき間時間に少しでも、１つでも２つでも進めてしましましょう！続けて習慣化してしまうとよいですよ！

 

子どもにまかせる

 

なにかと子どもにまかせられるようになると、格段に楽になります。

 

例えば朝の会や帰りの会などの短学活。「すき間」なんていうといけませんがね。

流れを単純明快にして、ポイントをおさえた内容だけにすれば、毎日のルーティンなので、子どもだけで進められます。

 

教師は横目で様子を観察したり聞き耳を立てたりして、問題があれば出て行ったり口をはさんだりすればよいのです。

ぼくの場合だと、テストの採点、転記、図工や作文などの見本作成、授業のICT共有資料作成など、いろいろやっていました。

放っておくとすぐに手が出るケンカが始まるような指導困難なクラスだとできないので、この方法は学校や学級を選びます。

 

こういう面で、ぼくは高学年の方が好きです。

担任の出張や年休で低学年、特に１年生の補欠に入るたびに「自分は低学年の担任は無理だな。１年生の担任ってすごいな。」と感じます。

 

このように、子どもにまかせられるシステムを作ってしまえば、あとは楽ができます。４月のスタート時にやり方を教え込んで、担任がいなくても進んでいくようにします。このときは大変なんですが、あとのことを考えれば、結果的に楽ができます。

認めはげましの言葉をかければ、

子どもが「自分たちで進めている」という自負にもなりますし、教師はその時間を利用して仕事を進められるようになり、Win-Winです。

 

仕事術３　整理整頓を徹底する

 

仕事が早い、仕事ができる人の机まわりはたいてい片づいています。

仕事ができても、仕事が遅めの人は片づいていないことが多いです。

あなたの身の回りは片付いていますか？

よく言われることではありますが、整理整頓は仕事のはやさに大きく関係しています。

ここでは、身の回りの整理術をお伝えします。

 

紙ファイル活用

職員室の机の上が片づいていない人の特徴として、さまざまな印刷物が山積みになっているということがあります。

あてられた校務分掌が多ければ多いほど、自分のもとに置かれる文書の種類や数は多くなりますね。

それらを、すべて内容ごとに紙ファイルにとじます。

など、すべてです。

 

どのファイルに、何の文書がとじられているかがはっきりして、必要な時にすぐに取り出せます。

 

おススメなのは、終わっているものや単なる連絡事項は即ファイルすることです。でも、終わっていないものを山積みにしてはいけませんよ。

前にお伝えしたようにふせんにタスクとして書き出しておくか、文書の見出しがわかるようにずらしてかさねておくとよいです。

 

なんの文書か、パッと見てわかるようにしておくことです。

目にするたびに、「ああ、これやらないといけなかったな。」と思い出せます。

ぜんぶかさねてしまうと記憶からきれいになくなります。

 

紙ファイルはたいていの学校では、（ある程度は）自由に使ってよいことになっていると思います。そうでなければ、その自治体はよほどの財政難か、または事務職員さんが倹約かなのかどちらかです。

同じ自治体でも、事務職員さんによって自由に使えるものはちがうことが多いので、自由になっていなければ交渉してみるとよいでしょう。

さすがにむだづかいは嫌がられますが。

 

データ整頓

どの学校にも共有サーバーがあると思いますが、その中身は整理されているでしょうか。

何の文書が、どのフォルダにあるか、わかりやすいですか？

 

どのデータがどこにあるかを探す時間が一番もったいないです。

 

とくに、職員会提案資料が代表的なもので、「○年○月の資料」となっていれば、次年度はそこから取り出して改善案をつくればよいですね。分掌ごとのフォルダも必要ですが、職員会資料はまとめてあるとよいです。

提案資料を作り忘れるということも防げます。

 

それぞれのフォルダにナンバリングをすることもおススメです。

01_校長

02_教頭

……

05_研究主任

などのようにです。

 

それぞれのフォルダの中で、さらにナンバリングして整理します。

こんな感じ（ぼくのフォルダ）です。

自分の分かりやすい見出しで１回整理しておくと次年度からも扱いやすくなります。

 

これをやるといいのは、教頭や教務主任だったり情報主任だったりですね。

その方たちに「やってください。」といいにくければ、「やってもいいですか。」とたずねてやってしまいましょう。

 

きっとありがたがられますよ。

 

余談ですが、ぼくは市の共有サーバーを勝手にナンバリングしてしまったことがあります。

ばれているかな💦？？

 

注意が必要なのは、これだけ整理しても、一番上の階層（１ページ目）にファイルを置いていく人が必ずいることです。怒りをおさえつつ、こまめに整理することが必要です。

 

仕事術３選　おわりに

いかがでしたか？

すべて「基本編」のような感じですが、これらのことを日々意識して続けていくことで、あなたは「できる人」の仲間入りです。

 

すべてにつながることは、

時間のムダをなくす

ということになります。

 

いかに効率的に仕事をして時間を有効に使うかを頭において続けてみてください。

３ヶ月もすれば、かなり業務に対して合理的な判断ができるようになっていると思いますよ。

 

そして、早く帰って、自分の好きな時間にあててください。

応援しています！！

さいごまで読んでいただき、ありがとうございました。

 

ご質問やご相談があれば、コメント欄やお問い合わせ欄からお気軽にどうぞ。

こんなことも知りたい！というようなこともどうぞ！